[ad_1]
Cestovné kancelárie sú notoricky preplnené a preplnené. Poštou sa neustále objavujú brožúry a každému agentovi musí byť k dispozícii veľké množstvo vybavenia. Psychológovia uskutočnili štúdie, ktoré dokazujú, že prostredie má zásadný vplyv na výkonnosť jednotlivca-a teda aj na produktivitu. V priebehu mnohých rokov navštevovania cestovných kancelárií som identifikoval niektoré zásady, ktoré môžu navrhovanie produktívnej cestovnej kancelárie zjednodušiť a zjednodušiť.
Prideľovanie priestoru
V prvom rade je dôležité vyčleniť primerané množstvo priestoru pre každého zamestnanca. Všeobecne povedané, primeraný pomer sa zdá byť 100 – 150 štvorcových stôp na zamestnanca. Môžete mať pre seba kanceláriu s rozlohou 400 štvorcových stôp a konferenčnú miestnosť, ktorá zaberá ďalších 200 štvorcových stôp. V opačnom prípade by mal pomer držať.
Pri zvažovaní svojho rozloženia si dajte dohromady skupinové špeciality – napríklad komerčné, prázdniny alebo skupinové cesty. Fyzický priestor by mal byť určený na predaj na prázdniny. Podobne je potrebné zriadiť samostatný priestor pre komerčný predaj. Špecifické požiadavky týchto dvoch oblastí budú prediskutované neskôr.
Majte na pamäti, že dovolenkoví agenti jednajú s verejnosťou a mali by byť vhodné pre verejnosť. Obchodní zástupcovia sa nezaoberajú verejnosťou a môžu byť umiestnení v zadnej miestnosti. Výroba lístkov a fyzický proces búrania lístkov by mali byť umiestnené v blízkosti východu, aby sa znížila návštevnosť doručovateľov cez kanceláriu. Odporúča sa mať hlavný počítač v oddelenej miestnosti.
Návrh prázdninového oddelenia
Najprv sa musíte rozhodnúť, v čom podnikáte. Ak predávate lístky z bodu do bodu, ideálna konfigurácia je pultom, ku ktorému sa široká verejnosť môže dostať, dostať svoje lístky a odísť. Odrádza ich od zdržiavania sa, ale dajú sa efektívne obslúžiť -ako už dávno zistili letecké spoločnosti.
Ak však podnikáte v poskytovaní rady rekreantom, bol by vhodný priestor vhodnejší na diskusiu, napríklad malé konferenčné stolíky s agentom pri každom stole. Polička na knihy pri každom konferenčnom stole by mala obsahovať zdrojový materiál. Odporúčame, aby ste do týchto tabuliek nevkladali žiadny druh automatizácie rezervácií. Stoly by mali byť otvorené, priestranné a atraktívne. Agentov treba disciplinovať, aby bol priestor čistý a bez hromád papiera. Rezervačný systém pre maloobchodných zástupcov v tomto type rozloženia by mal byť umiestnený na počítačovej pracovnej stanici v zadnej časti miestnosti. Platí tu rovnaká disciplína, pokiaľ ide o udržiavanie poriadku stanice.
Rekreačné agentúry po celom svete experimentujú s videonahrávkami destinácií. Takéto zariadenie, ak si ho môžete dovoliť, je mimoriadne atraktívne a lákavé pre širokú verejnosť. Malá miestnosť s pohodlnými stoličkami a videomonitorom sa môže zdvojnásobiť ako vaša čakáreň. Kľúčom je opäť udržať priestor uprataný, atraktívny a tak priestranný, ako sa dá dosiahnuť v rámci obmedzení vášho zariadenia.
Jednou z hlavných prekážok atraktívnej dovolenkovej kancelárie je šírenie brožúr, ktoré ležia na hromadách na podlahe, v škatuliach pod stolmi a kvapkajú zo stojanov na stene. Ak sa chystáte uchovávať brožúry vo svojej kancelárii, je mimoriadne dôležité zriadiť formálnu knižnicu. Niekto musí mať povinnosť udržiavať túto banku dát. Do istej miery je možné urobiť len málo pre zatraktívnenie veľkého počtu brožúr. Odporúčame preto uchovávať brožúry v kartotékach mimo dohľadu širokej verejnosti. Tieto súbory brožúr je potrebné udržiavať a zastarané brožúry sa musia vydávať v pravidelnom cykle. Je zrejmé, že aby boli tieto súbory funkčné, musí byť k dispozícii usporiadaný systém indexovania, aby agenti vedeli, kde nájsť brožúru o konkrétnom mieste určenia.
Elektronická nástenka v kancelárii na prázdniny dodáva hosťujúcemu klientovi určitý stupeň svetla, farby a záujmu. Na nástenke sa môžu zobrazovať špeciálne tarify, balíky a destinácie.
Návrh obchodného oddelenia
Komerčné cestovné kancelárie v zásade fungujú ako príjemcovia objednávok. Ich priestorové nároky sú výrazne nižšie ako nároky dovolenkového agenta. V komerčnom rezervačnom centre je potrebná koordinovanejšia činnosť, a preto by mal byť dozorný orgán umiestnený v strede s jasným výhľadom na všetky oblasti v rezervačnom centre. V ideálnom prípade by sa na zvýšenie viditeľnosti mala táto oblasť zdvihnúť z podlahy o šesť až osem palcov na plošine. Odporúčame sklenený kryt postavený okolo platformy supervízora, aby poskytoval súkromie bez straty viditeľnosti.
Pretože agenti majú často menší pracovný priestor, komerčná oblasť potrebuje zvuk, aby udržala hladinu hluku pod rušivým prahom. Odporúčame komerčný zástupca závodný nábytok, ktorý poskytuje 14-palcový textilný panel obklopujúci každú pracovnú stanicu.
Raceway je druh nábytku vyvinutý pre pracovné oblasti s vysokou hustotou, ktorý obsahuje „závod“ alebo kanál pre všetky káble a vodiče pre každé pracovné miesto. Funguje to obzvlášť dobre na počítačových pracovných staniciach. Obvykle sa tiež dodáva so zvukovými usmerňovačmi „panelov súkromia“ v okolí každej pracovnej stanice.
Elektronické vývesky majú tiež uplatnenie v obchodnom oddelení a slúžia ako prostriedky na komunikáciu dôležitých správ na poslednú chvíľu, ako sú zmeny cestovného alebo dokonca bankroty leteckých spoločností alebo vážne núdzové situácie. Môžu byť tiež použité na stimuláciu produktivity sledovaním toho, ako blízko sú agenti k cieľovému predajnému cieľu.
Počítačová miestnosť
Mnoho automatizovaných účtovných systémov, ktoré sú k dispozícii pre cestovné kancelárie, funguje na minipočítačoch, ktoré vyžadujú kontrolované prostredie. ADS a ABS patria do tejto kategórie. Tieto počítače by mali byť umiestnené v malej miestnosti s dlažbou. V tejto miestnosti by nemali byť žiadne pracovné stanice. V tejto miestnosti by nemalo byť uložené žiadne vybavenie ani zásoby. V ideálnom prípade by v tejto miestnosti nemali byť žiadne tlačiarne. Tlačiarne lístkov produkujú prach. Kancelárske potreby zbierajú prach. Prach a statická elektrina sú nepriateľmi minipočítača.
Zakaždým, keď niekto prejde okolo počítača, vzniká potenciál pre statický výboj. Statický výboj môže spôsobiť haváriu hlavy a vyradenie počítača z prevádzky, kým nebude možné vyslať opravára. Zrážky hlavy sú extrémne nákladné z hľadiska prestojov a potenciálne nebezpečné z hľadiska straty údajov.
Nezabudnite, že pri plánovaní zariadenia máte tieto ciele:
• Zabezpečte dostatočný priestor pre svojich zamestnancov,
• Splňte priestorové špecifické požiadavky každej špecializovanej oblasti a
• Vytvorte prehľadnú atmosféru vedúcu k vyššej účinnosti a atraktívnosti agenta.
Premyslená a dobre navrhnutá kancelária môže maximalizovať váš profesionálny imidž, minimalizovať vaše náklady a stimulovať produktivitu.